Biznesa procesu automatizācija
Savienojam mājaslapu, e-veikalu, grāmatvedību un CRM, lai pasūtījumi, rēķini un atskaites nepārvietotos ar roku. Sākam ar īsu auditu.
Kas ir biznesa procesu automatizācija
Biznesa procesu automatizācija nozīmē, ka dati paši nonāk no vienas sistēmas otrā, bez kopēšanas un ielīmēšanas. Pasūtījums e-veikalā pats nonāk grāmatvedībā, pieteikums no formas parādās CRM, bet nedēļas atskaite atnāk uz e-pastu, kamēr neviens to nesastāda.
KVANTS ir neliela studija: divi cilvēki, kas projektus paši plāno un izveido. Mēs sākam ar īsu jūsu pašreizējās kārtības apskatu, saprotam, kur zūd laiks, un piedāvājam, ko automatizēt vispirms. Ne visu uzreiz, bet to, kas atvieglo darbu visvairāk.
Tas noder gan mazam uzņēmumam, kur visu dara viens vai divi cilvēki, gan vidējam, kur dati dzīvo vairākās programmās un Excel tabulās. Ja kaut kas jāpārraksta otrreiz, to parasti var uzticēt programmai.
Kur pazūd laiks
Roku darbs reti izskatās kā liela problēma. Tās ir desmit minūtes šeit, pusstunda tur, bet nedēļas beigās no tā sakrājas veselas darba stundas. Pie tam kopējot dati sajūk, un kļūdas parādās tieši tad, kad steidzaties.
Labs tests ir vienkāršs: ja darbinieks katru nedēļu dara vienu un to pašu darbu pēc vieniem un tiem pašiem noteikumiem, to visticamāk var automatizēt. Ja darbs prasa spriestspēju vai sarunu ar klientu, automatizācija var sagatavot datus, bet lēmumu atstāj cilvēkam.
Pasūtījumi un rēķini
Kāds pārraksta pasūtījumu no e-veikala admin sadaļas uz rēķinu grāmatvedības programmā.
Pieteikumi un zvani
Ziņas no formas, e-pasta un sociālajiem tīkliem nonāk dažādās vietās, un daļa pazūd.
Atskaites
Katru pirmdienu kāds no vairākiem avotiem savāc pārdošanas un atlikumu tabulu.
Ienākošie dokumenti
Piegādātāju PDF rēķinus kāds atver un ievada datus ar roku.
Grāmatvedība un e-rēķini
Viens no biežākajiem automatizācijas uzdevumiem ir pasūtījumu un rēķinu nodošana grāmatvedībai. Mājaslapas vai e-veikala pasūtījumi automātiski kļūst par dokumentiem grāmatvedības programmā, un pašu programmu mainīt nav vajadzīgs.
Sīkāk par Horizon un Jumis integrāciju, bankas izrakstiem, PVN datiem un gatavošanos obligātajiem B2B e-rēķiniem no 2028. gada stāstām lapā «Grāmatvedības integrācija».
CRM, pieteikumi un atskaites
Ar CRM integrāciju pieteikumi no mājaslapas formas un e-veikala nonāk CRM paši, ar pareizu avotu un kontaktdatiem. Atbildīgais darbinieks saņem paziņojumu e-pastā vai ziņojumā, un pieteikums nepaliek nepamanīts.
Tas pats attiecas uz e-pastiem klientiem: apstiprinājums pēc pieteikuma, atgādinājums par neapmaksātu rēķinu vai lūgums atstāt atsauksmi pēc pirkuma var aiziet automātiski, bet teksts paliek jūsu kontrolē.
Automātiskas atskaites
Dienas vai nedēļas pārdošanas, pieteikumu un atlikumu kopsavilkums nonāk e-pastā, Google Sheets tabulā vai informācijas panelī.
Paziņojumi
Svarīgi notikumi, piemēram, liels pasūtījums vai beidzies atlikums, nonāk pie īstā cilvēka.
Skaitļi sakrīt
Dati nāk tieši no sistēmām, nevis no kāda roku darbā sastādītas tabulas.
AI automatizācija
AI automatizācija der tur, kur informācija nāk neviendabīgā veidā. AI var nolasīt ienākošos e-pastus un PDF rēķinus, izvilkt no tiem datus, sašķirot pieprasījumus pa tēmām un sagatavot atbilžu melnrakstus.
AI nav nekļūdīgs. Tāpēc tur, kur kļūda maksātu naudu, piemēram, rēķinu summās vai klientiem sūtītās atbildēs, ieliekam cilvēka pārbaudi: darbinieks apstiprina, pēc tam process turpinās.
Personas datus apstrādājam tikai tik, cik nepieciešams, un pēc iespējas izmantojam serverus ES vai jūsu pašu serveri. Ko tieši drīkst sūtīt AI pakalpojumam, izlemjam kopā ar jums pirms darba sākuma.
n8n, Make vai savs kods
Procesu automatizācijai bieži pietiek ar n8n vai Make tipa rīkiem. Tie ļauj ātri salikt plūsmas no gataviem blokiem. n8n var darbināt arī uz jūsu servera, tad dati paliek jūsu kontrolē.
Ja jau izmantojat Google Workspace vai Microsoft 365, bieži var savienot arī tos: piemēram, jauni pieteikumi nonāk koplietotā tabulā vai kalendārā.
Izvēloties rīku, skatāmies uz kopējām uzturēšanas izmaksām, datu kontroli un uzticamību. Ja loģika ir sarežģīta vai datu apjoms liels un gatavie rīki sāk traucēt, rakstām savu kodu vai veidojam atsevišķu tīmekļa lietotni. Ja process ir daļa no e-veikala, to savienojam ar jūsu interneta veikalu. Ja nav skaidrs, ar ko sākt, palīdz IT konsultācija.
Katrai plūsmai ieviešam žurnālu un kļūdu paziņojumus, kā arī uzrakstām dokumentāciju, lai jūs zinātu, kas kur darbojas. Pēc palaišanas esam pieejami atbalstam.
Kas ir iekļauts pakalpojumā?
Īss procesu audits: kā pasūtījumi, rēķini, pieteikumi un atskaites kustas šobrīd
Prioritāšu saraksts: ko automatizēt vispirms
E-veikala vai mājaslapas savienošana ar grāmatvedības programmu
CRM integrācija un paziņojumi atbildīgajiem darbiniekiem
Automātiskas atskaites uz e-pastu, Google Sheets vai paneli
Plūsmas n8n, Make vai ar pielāgotu kodu
AI funkcijas ar cilvēka pārbaudi svarīgos soļos
Žurnāli, kļūdu paziņojumi, dokumentācija un atbalsts pēc palaišanas
Kāpēc izvēlēties mūs?
Pilns cikls
Izstrāde, dizains, hostings, e-pasts, uzturēšana — viss vienuviet. Jums nav jākoordinē vairāki piegādātāji.
Sava infrastruktūra
Klientu projekti darbojas uz mūsu serveriem ar monitoringu 24/7. Problēmas redzam un novēršam, pirms tās pamana apmeklētāji.
Skaidras cenas
Izstrādes plāns pirms darbu sākšanas un fiksēta cena projektam. Nelieliem darbiem priekšapmaksa nav nepieciešama.
Tiešs kontakts
Runājat tieši ar izstrādātāju, nevis projektu menedžeri. Ātrāki lēmumi, mazāk pārpratumu.
Kā mēs strādājam?
Saruna
Pastāstiet, kur zūd laiks un kādas programmas izmantojat. Atbildam vienas darba dienas laikā.
Audits
Apskatām, kā dati kustas šobrīd, un atrodam atkārtotos roku darbus.
Plāns un piedāvājums
Saņemat rakstisku plānu ar prioritātēm un piedāvājumu. Izmaksas atkarīgas no apjoma.
Izveide un testēšana
Izveidojam plūsmas, pārbaudām tās ar īstiem datiem un ieviešam žurnālus un paziņojumus.
Palaišana un atbalsts
Nododam dokumentāciju, sekojam, kā viss darbojas, un palīdzam, ja nepieciešams.
Biežāk uzdotie jautājumi
Ko automatizēt vispirms?
Parasti to, kas atkārtojas visbiežāk un kur kļūdas ir dārgas: pasūtījumu pārnešanu uz grāmatvedību, pieteikumu nonākšanu CRM vai nedēļas atskaiti. Auditā kopā izvēlamies sākumu.
Vai jāmaina grāmatvedības programma?
Nē. Mēs pielāgojam savienojumu programmai, ko jau lietojat. Ja programma ļoti ierobežo iespējas, godīgi to pateiksim un piedāvāsim variantus.
Kas notiek, ja integrācija apstājas?
Plūsmām ir žurnāli un kļūdu paziņojumi, tāpēc problēma tiek pamanīta ātri. Neizdevušos darbību var atkārtot, un pēc palaišanas varam palīdzēt ar atbalstu.
Vai AI ir drošs klientu datiem?
Tas atkarīgs no iestatījumiem. Apstrādājam tikai nepieciešamos datus, pēc iespējas izmantojam ES serverus vai jūsu serveri un svarīgos soļos ieliekam cilvēka pārbaudi. AI kļūdīties var, tāpēc to neatstājam bez uzraudzības.
Vai mazam uzņēmumam to vajag?
Ja to pašu informāciju katru dienu pārrakstāt vairākās vietās, tad jā, arī neliels uzņēmums iegūst. Sākt var ar vienu vienkāršu plūsmu.
Cik ilgs laiks vajadzīgs?
Atkarīgs no apjoma un sistēmām. Vienkāršas plūsmas var būt gatavas dienās vai nedēļās, sarežģītākām vajag vairāk laika. Konkrētu termiņu nosaucam pēc sarunas.
Vai jūs palīdzēsiet ar e-rēķiniem?
Jā. Palīdzam sagatavot e-veikala vai mājaslapas rēķinu datus tā, lai grāmatvedības programma vai operators tos varētu nosūtīt kā e-rēķinus. Sīkāk par to lapā «Grāmatvedības integrācija». Nodokļu jautājumus saskaņojiet ar savu grāmatvedi.
Citi pakalpojumi
Iespējams, jūs interesēs arī
Gatavs sākt projektu?
Sazinieties ar mums šodien un saņemiet bezmaksas konsultāciju.