Автоматизация бизнес-процессов
Связываем сайт, интернет-магазин, бухгалтерию и CRM, чтобы заказы, счета и отчёты не переносились вручную. Начинаем с короткого аудита.
Что такое автоматизация бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов означает, что данные сами переходят из одной системы в другую, без копирования и вставки. Заказ из интернет-магазина сам попадает в бухгалтерию, заявка из формы появляется в CRM, а недельный отчёт приходит на почту, и никому не нужно его составлять.
KVANTS — небольшая студия: два человека, которые сами планируют и делают проекты. Мы начинаем с короткого обзора того, как у вас всё устроено сейчас, находим, где уходит время, и предлагаем, что автоматизировать в первую очередь. Не всё сразу, а то, что облегчит работу больше всего.
Это подходит и небольшой компании, где всё делают один-два человека, и средней, где данные живут в нескольких программах и таблицах Excel. Если что-то приходится переписывать второй раз, это обычно можно поручить программе.
Где уходит время
Ручная работа редко выглядит как большая проблема. Десять минут здесь, полчаса там, а к концу недели набегают целые часы. К тому же при копировании данные путаются, и ошибки появляются именно тогда, когда вы спешите.
Простая проверка: если сотрудник каждую неделю выполняет одну и ту же работу по одним и тем же правилам, её, скорее всего, можно автоматизировать. Если работа требует суждения или разговора с клиентом, автоматизация может подготовить данные, а решение остаётся за человеком.
Заказы и счета
Кто-то переписывает заказ из админки интернет-магазина в счёт в бухгалтерской программе.
Заявки и звонки
Сообщения из формы, почты и соцсетей попадают в разные места, и часть теряется.
Отчёты
Каждый понедельник кто-то собирает таблицу продаж и остатков из нескольких источников.
Входящие документы
PDF-счета поставщиков кто-то открывает и вводит данные вручную.
Бухгалтерия и электронные счета
Одна из самых частых задач автоматизации — передача заказов и счетов в бухгалтерию. Заказы с сайта или из интернет-магазина автоматически становятся документами в бухгалтерской программе, и менять саму программу не нужно.
Подробнее об интеграции с Horizon и Jumis, банковских выписках, данных НДС (PVN) и подготовке к обязательным B2B-электронным счетам с 2028 года мы рассказываем на странице «Интеграция с бухгалтерией».
CRM, заявки и отчёты
Благодаря интеграции CRM заявки из формы на сайте и из интернет-магазина попадают в CRM сами, с правильным источником и контактными данными. Ответственный сотрудник получает уведомление на почту или в мессенджер, и заявка не остаётся незамеченной.
То же касается писем клиентам: подтверждение после заявки, напоминание о неоплаченном счёте или просьба оставить отзыв после покупки могут уходить автоматически, а текст остаётся под вашим контролем.
Автоматические отчёты
Дневная или недельная сводка по продажам, заявкам и остаткам приходит на почту, в таблицу Google Sheets или на информационную панель.
Уведомления
Важные события, например крупный заказ или закончившийся остаток, доходят до нужного человека.
Цифры сходятся
Данные берутся прямо из систем, а не из таблицы, которую кто-то составил вручную.
AI-автоматизация
AI-автоматизация хороша там, где информация приходит в разном виде. AI может прочитать входящие письма и PDF-счета, достать из них данные, разложить запросы по темам и подготовить черновики ответов.
AI не безошибочен. Поэтому там, где ошибка стоила бы денег, например в суммах счетов или в ответах клиентам, мы добавляем проверку человеком: сотрудник подтверждает, и только потом процесс продолжается.
Персональные данные мы обрабатываем только в необходимом объёме и по возможности используем серверы в ЕС или ваш собственный сервер. Что именно можно отправлять AI-сервису, решаем вместе с вами до начала работы.
n8n, Make или свой код
Для автоматизации процессов часто хватает инструментов вроде n8n или Make. Они позволяют быстро собрать потоки из готовых блоков. n8n можно запустить и на вашем сервере, тогда данные остаются под вашим контролем.
Если вы уже пользуетесь Google Workspace или Microsoft 365, их тоже часто можно подключить: например, новые заявки попадают в общую таблицу или календарь.
Выбирая инструмент, мы смотрим на общие расходы на поддержку, контроль над данными и надёжность. Если логика сложная или объём данных большой и готовые инструменты начинают мешать, мы пишем собственный код или делаем отдельное веб-приложение. Если процесс — часть интернет-магазина, мы связываем его с вашим интернет-магазином. Если неясно, с чего начать, поможет IT-консультация.
Для каждого потока мы настраиваем журнал и уведомления об ошибках, а также пишем документацию, чтобы вы знали, что и где работает. После запуска мы остаёмся на связи для поддержки.
Что входит в услугу?
Короткий аудит процессов: как сейчас движутся заказы, счета, заявки и отчёты
Список приоритетов: что автоматизировать в первую очередь
Связь интернет-магазина или сайта с бухгалтерской программой
Интеграция CRM и уведомления ответственным сотрудникам
Автоматические отчёты на почту, в Google Sheets или на панель
Потоки на n8n, Make или на собственном коде
AI-функции с проверкой человеком на важных шагах
Журналы, уведомления об ошибках, документация и поддержка после запуска
Почему выбирают нас?
Полный цикл
Разработка, дизайн, хостинг, почта, поддержка — всё в одном месте. Вам не нужно координировать нескольких подрядчиков.
Своя инфраструктура
Проекты клиентов работают на наших серверах с мониторингом 24/7. Проблемы видим и устраняем раньше, чем их заметят посетители.
Понятные цены
Смета до начала работ и фиксированная цена проекта. Для небольших задач предоплата не требуется.
Прямой контакт
Вы общаетесь напрямую с разработчиком, а не с менеджером. Быстрее решения, меньше недопониманий.
Как мы работаем?
Разговор
Расскажите, где уходит время и какими программами вы пользуетесь. Мы отвечаем в течение одного рабочего дня.
Аудит
Смотрим, как сейчас движутся данные, и находим повторяющуюся ручную работу.
План и предложение
Вы получаете письменный план с приоритетами и предложение. Стоимость зависит от объёма.
Создание и тестирование
Собираем потоки, проверяем их на реальных данных и настраиваем журналы и уведомления.
Запуск и поддержка
Передаём документацию, следим за работой и помогаем, если нужно.
Частые вопросы
Что автоматизировать в первую очередь?
Обычно то, что повторяется чаще всего и где ошибки обходятся дорого: перенос заказов в бухгалтерию, попадание заявок в CRM или недельный отчёт. Начало мы выбираем вместе на аудите.
Нужно ли менять бухгалтерскую программу?
Нет. Мы подстраиваем связь под программу, которой вы уже пользуетесь. Если программа сильно ограничивает возможности, мы честно скажем об этом и предложим варианты.
Что будет, если интеграция остановится?
У потоков есть журналы и уведомления об ошибках, поэтому проблему замечают быстро. Неудавшееся действие можно повторить, а после запуска мы можем помочь с поддержкой.
Безопасен ли AI для данных клиентов?
Это зависит от настроек. Мы обрабатываем только нужные данные, по возможности используем серверы в ЕС или ваш сервер и на важных шагах добавляем проверку человеком. AI может ошибаться, поэтому мы не оставляем его без присмотра.
Нужно ли это малому бизнесу?
Если одну и ту же информацию вы каждый день переписываете в нескольких местах, то да, выгоду получит и небольшая компания. Начать можно с одного простого потока.
Сколько времени это занимает?
Зависит от объёма и систем. Простые потоки могут быть готовы за дни или недели, для более сложных нужно больше времени. Конкретный срок мы называем после разговора.
Поможете ли вы с электронными счетами?
Да. Мы помогаем подготовить данные счетов интернет-магазина или сайта так, чтобы бухгалтерская программа или оператор могли отправить их как электронные счета. Подробнее — на странице «Интеграция с бухгалтерией». Налоговые вопросы согласуйте со своим бухгалтером.
Другие услуги
Возможно, вас также заинтересует
Готовы начать проект?
Свяжитесь с нами сегодня и получите бесплатную консультацию.