E-rēķins ir XML fails noteiktā standartā, ko grāmatvedības programma var nolasīt bez pārrakstīšanas, nevis PDF e-pastā. Darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm e-rēķini ir obligāti kopš 2025. gada 1. janvāra, bet no 2028. gada 1. janvāra tie būs obligāti visiem uzņēmumiem savstarpējos (B2B) darījumos, un rēķinu dati būs jānodod arī VID. Rēķiniem privātpersonām un ārvalstu uzņēmumiem pagaidām nekas nemainās.
Kas ir e-rēķins un kas nav
Ikdienā par e-rēķinu bieži sauc jebkuru rēķinu, kas atsūtīts pa e-pastu. Likuma izpratnē PDF fails e-rēķins nav, pat ja tas izveidots grāmatvedības programmā.
Strukturēts elektroniskais rēķins ir XML fails, kas atbilst nacionālajam standartam LVS EN 16931-1:2017 un Eiropas specifikācijai PEPPOL BIS Billing 3.0. Tajā katrs lauks (piegādātājs, pircējs, reģistrācijas numurs, summas, PVN likmes, bankas konts) ir atsevišķi atzīmēts, tāpēc saņēmēja sistēma rēķinu var iegrāmatot pati.
Pašu standartu LVS EN 16931-1:2017 var saņemt bez maksas Latvijas standartizācijas institūcijas LVS vietnē lvs.lv.
Termiņi: kas mainās un kad
| Datums | Kas mainās | Uz ko attiecas |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-rēķini obligāti darījumos ar budžeta iestādēm | Valsts un pašvaldību iestādes un to piegādātāji (G2G, B2G, G2B) |
| 01.01.2026 | E-rēķina dati jānodod VID 5 darbdienu laikā pēc rēķina nosūtīšanas | Tie paši darījumi ar budžeta iestādēm |
| 2026–2027 | B2B e-rēķini un datu nodošana VID ir brīvprātīga | Uzņēmumu savstarpējie darījumi |
| 01.01.2028 | E-rēķini obligāti B2B, dati jānodod VID | Visi uzņēmumi un saimnieciskās darbības veicēji |
| Iespējams, no 2030 | Plānots e-rēķinu apritē iekļaut darījumus ar ārvalstu uzņēmumiem | Pārrobežu darījumi (vēl nav noteikts) |
Piecu darbdienu termiņš noteikts Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumu Nr. 749 14. punktā. Turpat aprakstīts, kā rīkoties, ja termiņu nav iespējams ievērot.
Uz ko tas attiecas
Valsts un pašvaldību iestādes
Ja izrakstāt rēķinu ministrijai, pašvaldībai, skolai vai citai budžeta iestādei, tam jau tagad jābūt e-rēķinam. Vai klients ir budžeta iestāde, var pārbaudīt Centrālās statistikas pārvaldes ISK meklētājā (tools.csb.gov.lv/isk).
Uzņēmumu savstarpējie darījumi
No 2028. gada 1. janvāra rēķiniem citiem uzņēmumiem, kas reģistrēti Latvijā, būs jābūt e-rēķiniem. Pienākums attiecas uz:
- uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai tie ir PVN maksātāji;
- fiziskām personām, kas reģistrētas kā saimnieciskās darbības veicēji.
Līdz tam B2B e-rēķinus var sākt sūtīt brīvprātīgi, un 2026.–2027. gadā brīvprātīga ir arī šo datu nodošana VID.
Privātpersonas
Rēķinus patērētājiem (B2C) drīkst turpināt izrakstīt kā līdz šim, piemēram, PDF veidā. Ja privātpersonai tomēr sūtāt e-rēķinu, tai jāsaņem arī cilvēkam lasāma kopija, piemēram, PDF.
Ārvalstu uzņēmumi
Rēķiniem ārvalstu uzņēmumiem e-rēķina prasība pagaidām nav noteikta. Šos darījumus e-rēķinu apritē plānots iekļaut, iespējams, no 2030. gada.
Kā e-rēķinu nosūtīt: četri kanāli
| Kanāls | Kā tas strādā | Plusi | Jāņem vērā |
|---|---|---|---|
| E-adrese portālā Latvija.gov.lv | Aizpildāt formu vai augšupielādējat XML. Saglabājot sistēma izveido XML un PDF | Bez maksas, dati VID nonāk automātiski | Ja partnerim nav e-adreses, rēķins jālejupielādē, jānosūta pa e-pastu un XML pašam jāaugšupielādē VID EDS. Citus pielikumus e-rēķina ziņojumam pievienot nevar |
| E-rēķinu pakalpojumu sniedzējs (operators) | Operators piegādā rēķinus starp sistēmām. VID publicē sniedzēju sarakstu, kas sagatavots kopā ar LIKTA | Mazāk roku darba, vairāk iespēju | Maksas pakalpojums. Dati VID nonāk automātiski, ja operatoram ir integrācija ar VID |
| Grāmatvedības programma vai ERP (PEPPOL, EDS API) | Rēķinu izrakstāt programmā, un tā to nosūta pati | Viss notiek ierastajā darba vidē | Jāpārliecinās, ka jūsu programmai šī funkcija ir |
| XML augšupielāde VID EDS | Sagatavotu XML failu ielādējat EDS | Bez maksas | Roku darbs pie katra rēķina |
VID iesaka pirms sūtīšanas XML failu pārbaudīt Eiropas Komisijas e-rēķinu validatorā. Ar tehniskiem jautājumiem par e-adresi var vērsties pa tālruni +371 67502757 vai rakstīt uz [email protected].
Kā sagatavoties: pieci soļi
- Saskaitiet, kur rodas rēķini. Grāmatvedības programma, e-veikals, CRM, noliktavas programma, Excel. Bieži izrādās, ka rēķini rodas divās vai trijās vietās.
- Pārbaudiet klientus. Ja starp tiem ir budžeta iestādes, e-rēķini un datu nodošana VID jums ir obligāti jau tagad.
- Izvēlieties kanālu. Ja rēķinu ir maz, var pietikt ar e-adresi. Ja rēķinus izraksta e-veikals vai CRM, parasti izdevīgāk ir rēķinu datus automātiski nodot grāmatvedības programmai vai operatoram.
- Pajautājiet savam grāmatvedības programmas piegādātājam, vai un kā programma sūta e-rēķinus un datus VID. Daudzas programmas to jau prot.
- Notestējiet pirms 2028. gada. Brīvprātīgais periods ir laiks, kad kļūdas nemaksā dārgi. Nosūtiet dažus e-rēķinus pastāvīgiem partneriem un pārbaudiet failus validatorā.
Ko tas nozīmē e-veikalam un pakalpojumu uzņēmumam
Ja rēķinus ģenerē e-veikals (WooCommerce, Shopify, PrestaShop u.c.) vai CRM, svarīgi, kas ir pircējs:
- Privātpersona. Var palikt ierastais PDF rēķins e-pastā.
- Uzņēmums. No 2028. gada šim rēķinam jābūt e-rēķinam, kas nonāk pie pircēja un datu veidā arī VID.
- Budžeta iestāde. E-rēķins vajadzīgs jau tagad.
Praktiski tas nozīmē, ka e-veikalam jāprot atšķirt uzņēmuma pasūtījumu no privātpersonas pasūtījuma (piemēram, pēc reģistrācijas numura lauka) un uzņēmuma rēķinu nodot tālāk pareizā formātā. Vienkāršākais ceļš parasti ir nevis e-veikalā būvēt savu XML ģeneratoru, bet pasūtījuma datus automātiski sūtīt uz grāmatvedības programmu, kas e-rēķinu izveido un nosūta.
Īpašie gadījumi
Ja neesat PVN maksātājs. Aizpildot rēķinu e-adresē, laukā «PVN likmes veids» izvēlieties «Pakalpojums, uz kuru neattiecas nodoklis», bet kā atbrīvojuma iemeslu norādiet «nav PVN likuma subjekts».
Apgrieztā maksāšana. Norāda 0% likmi un «PVN reversā maksāšana».
Avansa rēķini. Informatīvs avansa rēķins nav obligāti jāsūta kā e-rēķins, to izlemj pats nodokļu maksātājs.
Kopsavilkuma rēķini. Ir atļauti. Prasība attiecas uz precēm un pakalpojumiem un uz visiem rēķinu veidiem.
Noapaļošana. VID iesaka vienības cenās lietot ne vairāk kā divas zīmes aiz komata.
Pavadzīme. E-rēķins pavadzīmi neaizstāj.
Glabāšana un PVN. Dokumentu glabāšanas noteikumi nemainās. Nemainās arī PVN prasības rēķinam un PVN deklarācijas iesniegšanas kārtība. VID no iesniegtajiem e-rēķinu datiem priekšaizpilda PVN deklarācijas (PVN 1) I un III daļu.
Biežākās kļūdas pārejas laikā
- PDF pielikums ar nosaukumu «e-rēķins». Ja sistēma neizveido XML failu, tas nav e-rēķins, lai kā to sauktu.
- Rēķini no vairākām vietām. Grāmatvedības programma jau sūta e-rēķinus, bet e-veikals vai CRM turpina sūtīt PDF uzņēmumiem. Pirms 2028. gada jāsakārto visi avoti.
- Trūkst pircēja datu. Ja e-veikalā uzņēmums var pasūtīt bez reģistrācijas numura un juridiskās adreses, pareizu e-rēķinu izveidot nevarēs.
- Cenas ar daudzām zīmēm aiz komata. Tas var radīt noapaļošanas atšķirības, tāpēc VID iesaka ne vairāk kā divas.
- Atlikšana uz pēdējo mēnesi. Programmu pielāgošana, testi un partneru pārbaude prasa laiku, un 2027. gada beigās to darīs visi vienlaikus.
Rēķinu dati no e-veikala uz grāmatvedību
Ja rēķinus izraksta e-veikals vai CRM, varam to savienot ar jūsu grāmatvedības programmu, lai uzņēmumu rēķini nonāktu tur automātiski un tālāk e-rēķina veidā. Vairāk par to lasiet sadaļā grāmatvedības integrācija, bet par citu rutīnas darbu automatizāciju – sadaļā automatizācija.