Электронный счет (e-rēķini) — это XML-файл определенного стандарта, который бухгалтерская программа считывает без ручного ввода, а не PDF-документ по электронной почте. В сделках с государственными и муниципальными учреждениями электронные счета обязательны с 1 января 2025 года. С 1 января 2028 года они станут обязательными для всех компаний в B2B-сегменте, а данные счетов нужно будет передавать в Службу государственных доходов (VID). Для расчетов с физическими лицами и иностранными компаниями порядок пока не меняется.
Что такое электронный счет и чем он не является
В быту электронным счетом часто называют любой документ, отправленный по электронной почте. Однако с точки зрения закона PDF-файл электронным счетом не является, даже если он сгенерирован в бухгалтерской программе.
Структурированный электронный счет (e-rēķini) представляет собой XML-файл, соответствующий национальному стандарту LVS EN 16931-1:2017 и европейской спецификации PEPPOL BIS Billing 3.0. В нем каждое поле (поставщик, покупатель, регистрационный номер, суммы, ставки НДС, банковский счет) размечено отдельно. За счет этого система получателя может провести документ автоматически.
Сам стандарт LVS EN 16931-1:2017 можно бесплатно получить на сайте Латвийского института стандартизации LVS (lvs.lv).
Сроки и этапы введения
| Дата | Что меняется | На кого распространяется |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Электронные счета обязательны в сделках с бюджетными учреждениями | Государственные и муниципальные учреждения, их поставщики (G2G, B2G, G2B) |
| 01.01.2026 | Данные электронного счета нужно передавать в СГД (VID) в течение 5 рабочих дней после отправки | Те же сделки с бюджетными учреждениями |
| 2026–2027 | B2B электронные счета и передача данных в СГД (VID) добровольны | Сделки между компаниями |
| 01.01.2028 | Электронные счета обязательны в B2B, передача данных в СГД (VID) обязательна | Все компании и лица, ведущие хозяйственную деятельность |
| Возможно, с 2030 | Планируется включить в оборот электронных счетов сделки с иностранными компаниями | Трансграничные сделки (точная дата не утверждена) |
Пятидневный срок установлен в пункте 14 правил Кабинета министров № 749 от 9 декабря 2025 года. Там же описан порядок действий, если соблюсти этот срок невозможно.
Кого касаются новые требования
Государственные и муниципальные учреждения
Если вы выставляете счет министерству, самоуправлению, школе или другому бюджетному учреждению, документ уже сейчас должен быть оформлен как электронный счет. Является ли клиент бюджетным учреждением, можно проверить в поисковике ISK Центрального статистического управления (tools.csb.gov.lv/isk).
Сделки между компаниями
С 1 января 2028 года счета другим местным компаниям должны оформляться в виде электронных счетов. Обязанность распространяется на:
- компании вне зависимости от статуса плательщика НДС;
- физических лиц, зарегистрированных в качестве исполнителей хозяйственной деятельности.
До этого момента отправлять B2B электронные счета можно добровольно. В 2026–2027 годах передача этих данных в СГД (VID) также остается добровольной.
Физические лица
Счета потребителям (B2C) можно продолжать выставлять в привычном формате, например в виде PDF. Если физическому лицу все же отправляется электронный счет, ему необходимо предоставить и понятную для человека копию (например, PDF).
Иностранные компании
Для счетов иностранным партнерам требование к использованию электронных счетов пока не установлено. Включение таких сделок в общий оборот планируется ориентировочно с 2030 года.
Четыре канала отправки
| Канал | Как это работает | Плюсы | На что обратить внимание |
|---|---|---|---|
| Электронный адрес (e-adrese) на портале Latvija.gov.lv | Вы заполняете форму или загружаете XML. При сохранении система создает XML и PDF | Бесплатно, данные попадают в СГД (VID) автоматически | Если у партнера нет электронного адреса (e-adrese), счет нужно скачать, отправить по e-mail и самостоятельно загрузить XML в систему EDS. Прикреплять другие файлы к сообщению нельзя |
| Поставщик услуг электронных счетов (оператор) | Оператор передает счета между системами. СГД (VID) публикует список операторов, подготовленный совместно с LIKTA | Меньше ручной работы, больше функций | Платная услуга. Данные попадают в СГД (VID) автоматически, если у оператора есть интеграция |
| Бухгалтерская программа или ERP (PEPPOL, EDS API) | Вы выставляете счет в программе, и она отправляет его сама | Вся работа происходит в привычной среде | Нужно убедиться, что ваша программа поддерживает эту функцию |
| Загрузка XML в систему EDS | Загрузка готового XML-файла напрямую в систему EDS | Бесплатно | Ручная работа с каждым счетом |
СГД (VID) рекомендует перед отправкой проверять XML-файл в валидаторе Европейской комиссии. По техническим вопросам работы электронного адреса (e-adrese) можно обращаться по телефону +371 67502757 или электронной почте [email protected].
Пять шагов для подготовки
- Посчитайте точки создания счетов. Бухгалтерская программа, интернет-магазин, CRM, складской учет, Excel. Часто счета формируются в двух или трех разных местах.
- Проверьте список клиентов. Если среди них есть бюджетные учреждения, электронные счета и передача данных в СГД (VID) обязательны для вас уже сейчас.
- Выберите канал отправки. При небольшом объеме счетов может хватить электронного адреса (e-adrese). Если счета формирует интернет-магазин или CRM, выгоднее передавать данные в бухгалтерскую программу или оператору автоматически.
- Уточните у разработчика вашей бухгалтерской программы, поддерживает ли она отправку электронных счетов и передачу данных в СГД (VID). Многие программы это уже умеют.
- Протестируйте процесс до 2028 года. В добровольный период ошибки обходятся недорого. Отправьте несколько электронных счетов постоянным партнерам и проверьте файлы через валидатор.
Особенности для интернет-магазинов и сферы услуг
Если счета генерирует интернет-магазин (WooCommerce, Shopify, PrestaShop и др.) или CRM-система, ключевое значение имеет статус покупателя:
- Физическое лицо. Можно использовать стандартный PDF-счет по электронной почте.
- Компания. С 2028 года счет должен быть электронным и поступать как покупателю, так и в СГД (VID).
- Бюджетное учреждение. Электронный счет требуется уже сейчас.
На практике интернет-магазину необходимо уметь отличать заказ компании от заказа физического лица (например, по полю регистрационного номера) и передавать данные дальше в нужном формате. Обычно проще не встраивать собственный генератор XML в интернет-магазин, а автоматически передавать данные заказа в бухгалтерскую программу, которая сформирует и отправит электронный счет.
Особые случаи
Если вы не являетесь плательщиком НДС. При заполнении счета на электронном адресе (e-adrese) в поле «Тип ставки НДС» выберите «Услуга, к которой не применяется налог», а в качестве причины освобождения укажите «не является субъектом закона о НДС».
Реверсивный НДС (обратная уплата). Указывается ставка 0% и «обратная уплата НДС».
Авансовые счета. Информационный авансовый счет не обязательно отправлять в формате электронного счета — решение принимает сам налогоплательщик.
Сводные счета. Разрешены. Требование распространяется на товары, услуги и все типы счетов.
Округление. СГД (VID) рекомендует использовать не более двух знаков после запятой в ценах за единицу.
Накладная (pavadzīme). Электронный счет не заменяет товарную накладную.
Хранение и НДС. Правила хранения документов не меняются. Требования к НДС в счетах и порядок подачи декларации НДС остаются прежними. На основе полученных данных электронных счетов СГД (VID) предварительно заполняет части I и III декларации НДС (PVN 1).
Распространенные ошибки в переходный период
- PDF-файл с названием «электронный счет». Если система не генерирует XML-файл, документ не является электронным счетом.
- Разрозненные источники счетов. Бухгалтерская программа отправляет электронные счета, но интернет-магазин или CRM продолжают высылать PDF организациям. Все источники необходимо привести к единому стандарту до 2028 года.
- Неполные данные покупателя. Если в интернет-магазине можно оформить заказ на компанию без регистрационного номера и юридического адреса, сформировать корректный электронный счет не получится.
- Цены с большим количеством знаков после запятой. Это приводит к расхождениям при округлении. СГД (VID) рекомендует использовать не более двух знаков.
- Откладывание на последний месяц. Настройка программ, тестирование и сверка с партнерами требуют времени. В конце 2027 года этим будут заниматься все одновременно.
Данные счетов из интернет-магазина в бухгалтерию
Если счета формируются в интернет-магазине или CRM, систему можно связать с вашей бухгалтерской программой. В этом случае данные заказов компаний будут поступать туда автоматически для формирования электронных счетов. Подробнее об этом читайте в разделе интеграция с бухгалтерией, а о настройке регулярных процессов — в разделе автоматизация.